Procédure de commande

Déroulement

1. Fermer toutes les réceptions reçues
2. Imprimer liste de commande dans Bureau / Liste de commande / Liste des commandes
3. Vérifier les localisations dont l’inventaire n’est pas géré
   • CuisineSD
     • Photographier la liste de commande préparée par la cuisine
     • Haricot mungo à chaque 2 semaines
     • Note 1: C’est des produits alimentaires et non-alimentaires utilisés par la cuisine
     • Cocher les items demandés par la cuisine.
   • Bureau, CuisineFourniture, ÉpicerieFourniture, SousSolFourniture,
     • Faire un tour des items listés. Cocher ceux qui seront nécessaires.
   • Commande Spec
     • Vérifier les demandes non-lues dans le dossier « commandes spéciales » du courriel
4. Vérification du vrac
   • Ouvrir une deuxième application Bons de Commandes
   • Regarder le fournisseur Marché 3 Piliers vrac et trier par fournisseur (en commentaire)
   • Vérifier ce qui n’a pas été emballé en comparant avec la localisation au sous-sol afin d’éviter de recommander un produit
   • Lors de la commande chez chaque fournisseur, cocher les items requis.
5. Faire les commandes ayant une heure limite
   • Milibec
     • Vérifier les inventaires regardant le poids moyen des items, il est calculé au poids.
     • Porter une attention particulière aux inventaires en basse quantité
     • Inventaires barrés « 10 » indiquent que les items dont quantité n’est pas considérée dans le calcul
     • Commander en quantité suffisante pour construire une réserve dans le congelé
     • Se fier aux commandes précédentes pour sélectionner les bonnes quantités
   • Viandes biologiques de Charlevoix
     • Voir procédure Milibec
   • Nantel McDiarmid
     • Vérifier l’inventaire
     • Descendre au sous-sol et vérifier l’inventaire dans la chambre froide
   • Horizon nature frais
     • Place limitée pour le kombucha, si moyenne de vente faible, éviter de le commander. S’il manque une sorte, les clients en choisiront une autre.
6. Faire les commandes régulières
   • Classer la liste en fonction des items cochés « X »
   • Appuyer sur « À commander » (voir info utiles 6 ci-dessous)
   • Classer la liste en fonction des meilleurs vendeurs (Moyenne 4S)
     • S'assurer que les besoins en bons vendeurs sont bien cochés
     • Vérifier ceux avec moyenne à 0. C’est souvent une bonne façon de trouver des erreurs d’inventaire.
   • Les items en orange sont en quantité suffisante, mais sur le point d’en manquer. À vous de voir
     • Ajouter au besoin pour une meilleur présentation sur la tablette
   • Vérifier l’inventaire (voir l’info utile 1 ci-dessous)
   • Vérifier les items avec moyenne de vente à 0 (voir l’info utile 2 ci-dessous)
   • Faire les vérifications pour un fournisseur offrant des produits en vrac (voir l’info utile 3 ci-dessous)
   • Atteindre le minimum requis pour passer une commande (voir l’info utile 4 ci-dessous)
7. Investigations plus poussées sur les produits manquants en tablette
   • Causes possibles (voir info utiles 5 ci-dessous)

Informations utiles

1. Vérification de l’inventaire
   • Toujours vérifier avant de commander chez un fournisseur chez qui on commande rarement
   • Items avec fraction : utilisé par la cuisine, valider l’inventaire
   • Fournisseurs avec commandes fréquentes et/ou beaucoup de produits : vérifier ponctuellement
   • Distribution Yukon : lait utilisé par la machine à café, vérifier souvent l’inventaire
   • Épices Dion : vérifier items <4 en stock aux 2 semaines
   • Satau : vérifier inventaire tomates
   • Chaque semaine : Bassam, Fournil ancestral, Rheintal, Nutrinor, Saum-Mom
2. Vérification des items avec moyenne de vente à 0.
   • Vérifier réceptions antérieures : la commande peut ne pas avoir été reçue précédemment
   • Vérifier le courriel : le fournisseur peut être BO ou avoir donné une info sur l’item
   • Vérifier l’inventaire : s’il est vide, mais que le système pense qu’il en reste, la moyenne de vente peut être faussée
3. Fournisseur avec produits en Vrac
   • Vérifier les besoins chez le fournisseur Marché 3 Piliers Vrac
   • Vérifier si ces items sont en stock via la localisation « Vrac » et les réceptions archivées
   • Cocher les besoins identifiés dans le bon de commande du fournisseur
4. Si le minimum de commande n’est pas atteint
   • Cocher tous les items
   • Itérer du nombre de semaines nécessaire pour atteindre le minimum
   • Vérifier si le produit peut être commandé chez un autre fournisseur (ex. s’il manque seulement des farfalles, on peut les commander ailleurs)
5. Les produits manquants
   • Vérifier la date de réception et s’il y a eu des ventes
     • Si absent de la tablette et aucune vente : peut ne pas avoir été reçu
     • Si présent en tablette et aucune vente : peut être étiqueté sous le mauvais code
6. Le bouton « exclus »
   • Permet d’afficher les items chez un fournisseur dont l’inventaire n’est pas pris en compte
     • Cuisine, CuisineSD, Vrac, CommandesSpec
   • Cliquer sur « exclus » cocher les besoins parmi ces items