Commandes en ligne

Gestion d’inventaire

1) Ouvrir le logiciel Gestion d’inventaire - Expédition

2) Cliquer sur Rafraîchir TOUTES

3) Sélectionner la commande souhaitée

4) Vérifier s’il s’agit d’une cueillette ou d’une livraison. Dans le cas d’une livraison, un clic sur l’icône « camion » permet de connaître l’adresse de la commande

• Si vous souhaitez changer/créer un créneau ou modifier/annuler les frais de préparation/livraison :
  • Cliquer sur Modifier puis une fois les changements effectués, sur Sauvegarder les changements

5) Vérifier s’il y a un message du client concernant la commande/livraison. Cela se situe en haut à droite dans la case Message au livreur , s’il est favorable à la Substitution (inscrit en haut à gauche sur le bon de prélèvement) et s’il y a un message en interne (carré jaune)

6) Cliquer sur Imprimer un bon de prélèvement et choisir l’imprimante Brother HL-L2370DW

7) Récupérer le bon de prélèvement et avant de monter vérifier s’il y a des produits que vous pouvez pendre directement en bas (caisses de boissons végétales, caisses de papiers toilettes…)

8) Une fois sur le plancher récolter les plus beaux produits dans le magasin :

• En faisant attention
  • Aux codes-barres, quantités
  • Aux poids (vérifier les photos sur www.3piliers.ca en cas de doute)
  • À l’emplacement (si celui-ci est incorrect avisez un responsable)
  • À la date des produits préparés (minimum J-2) et la plus éloignée possible pour tous les produits

• Hormis les fruits et légumes, si un produit est manquant il s’agit d’un problème d’inventaire.
• Dans ce cas transmettre l’information à un responsable
• Pour les produits manquants il y a plusieurs possibilités :
  • Le client est favorable à la substitution : on effectue un remplacement cohérent
  • Le client ne souhaite pas la substitution ou elle est impossible : on appelle le client
• Si ce dernier ne répond pas il faut lui laisser un message et s’il n’a pas rappelé dans les 15 minutes contactez le à nouveau. En l’absence de réponse passer à la suite de la procédure
• Si le client souhaite rajoutez des produits le prix des items supplémentaires ne doit pas dépasser les 20$. Dans le contraire on lui demande de repasser une commande qui sera jointe à la précédente, en lui précisant que les frais de préparation/livraison seront annulés.

9) Redescendre au poste des commandes, ouvrir le logiciel de la caisse, rentrer le numéro membre en haut à gauche et scanner les produits

10) Faire extrêmement attention aux codes des fruits et légumes et à leurs quantités

11) Sauvegarder la facture, revenez sur le logiciel Gestion d’inventaire

12) Cliquer sur Valider, sélectionner la facture et cliquer sur Choisir

13) Faites vérifier les écarts par un responsable

14) Emballages spécifiques :

• Fruits/légumes fragiles (prune, abricot, kale, salades, herbes, échalotes…) => sacs en papier recyclés
• Curcuma, gingembre, échalotes françaises, ail => sacs à muffin
• Panier de fraises => sac à papier
• Boîte d’œuf => enrouler dans du papier journal/kraft

15) Mettre la commande dans des cartons en séparant sec, frais, congelé, fruits/légumes secs, fruits/légumes frais) et placer deux sacs réfrigérants dans les boîtes de secs et de frais

16) Ecrire au feutre :

• Le nom du client et le numéro de la commande (ex : Mr Dupont W123456)
• Chaque unité (ex : 1/3, 2/3, 3/3)

17) Cliquer sur Prête à être expédiée et reporter le nombre de boîtes pour chaque sorte dans la fenêtre qui apparaît

18) Cliquer sur Imprimer les étiquettes puis fermer la fenêtre « Impression de l’étiquette »

19) Collez les étiquettes sur les boites correspondantes et sur feuille de confirmation d’expédition (calepin dans le rangement en plastique à côté de la porte des livraisons)

• Les étiquettes Retour doivent être scotchées sur une des boîtes du « sec ». Elles permettent au client de retourner des consignes et/ou articles. Voir « Procédure Retour consigne et/ou article »
• Dans le cas d’une première commande une étiquette spéciale s’imprimera, elle fait référence à la présentation d’une pièce d’identité au nom de la personne qui a passé la commande.
• Lorsque cela se passe si la personne n’est pas en mesure de présenter une pièce d’identité, on ne lui remet pas la commande

20) Cliquer sur Rafraîchir

• Une pour la suite il faut passer à la procédure des livraisons